Les points clés d’une bonne relance de paiement

Tout d'abord, il est bon de donner des informations importantes sur vos devis et vos factures afin de réduire considérablement les relances liées aux factures impayées comme les conditions de paiement (30 jours fin de mois), les mentions obligatoires (pénalités, indemnité de recouvrement de 40 euros), le planning d’intervention, la validation signée du devis, l'acompte (30 à 40 % à la commande, 30 % en cours de chantier et solde à la fin). Veuillez toujours rester courtois mais ferme dans tous vos échanges et ne jamais laisser passer plus de 7 jours sans relance (appeler tôt le matin ou en fin de journée). Proposez des solutions de paiement si la situation rencontrée le nécessite.

Étape 1 : la relance à l'amiable

Elle permet de vérifier qu’il n’y a pas eu d’oubli de la part du client. La relance à l'amiable peut être réalisée à J+3 et à J+7 par mail, par l'envoi d'un SMS et d'appels téléphoniques.

Étape 2 : la relance téléphonique

La relance téléphonique à J+7 à J+14 permet d'obtenir un engagement de paiement et de vérifier qu’il n’y a pas un litige.

Étape 3 : la lettre de relance

Envoyée entre J+15 et J+30, la lettre de relance permet de rappeler les pénalités de retard en cas de non-paiement de la facture.

Étape 4 : la mise en demeure

Envoyée par lettre recommandée, la mise en demeure permet de nommer les articles du Code de commerce et de demander le paiement sous 8 jours. Cette forme, qui intervient à J+45, est indispensable si vous devez intenter une action judiciaire.

Afin de faciliter vos échanges avec vos clients, vous trouverez deux modèles de mails à adapter avec vos informations et celles du client concerné par un retard de paiement.

Modèle de mail professionnel pour une relance à l'amiable

Objet : relance amiable - Facture n°xxx arrivée à échéance

Bonjour (nom du client),

Sauf erreur de notre part, la facture n°xxx, d’un montant de xxx euros, arrivée à échéance le (date), n’a pas encore été réglée.

Il s’agit peut-être d’un simple oubli. Pouvez-vous, s'il vous plaît, nous confirmer la date prévue de paiement afin que nous puissions mettre à jour notre suivi ?

Vous trouverez à nouveau la facture en pièce jointe.

Nous vous remercions par avance pour votre retour.

Cordialement,Nom / entrepriseTéléphone

Modèle de mail professionnel pour une mise en demeure

Objet : relance avant mise en demeure - Facture n°xxx

Bonjour (nom du client),

Malgré nos précédents rappels, la facture n°xxx, d’un montant de xxx euros, reste impayée à ce jour alors qu’elle aurait dû être réglée le (date).

Conformément à nos conditions générales et aux dispositions du Code de commerce, des pénalités de retard ainsi que l’indemnité légale forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement sont applicables.

Afin d’éviter d’aller plus loin dans la procédure, nous vous remercions d’effectuer le règlement dans un délai de 7 jours.

En cas de paiement récent, nous vous remercions de ne pas tenir compte de ce message.

Cordialement,Nom / entrepriseTéléphone

Le délai de paiement est à 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation. Toutefois, ce délai peut être un peu décalé et établi à 45 jours fin de mois ou 60 jours calendaires à partir de la date de facture d'après le Code de commerce. Il est recommandé de donner des délais clairement définis dans le devis et de demander des acomptes.

La communication est essentielle, car elle permet de préserver la relation client et d'éviter les conflits inutiles. Vous devez savoir qu'un impayé peut tout à fait être lié à un oubli, une perte de la facture ou un litige sur le chantier dont vous n'avez pas eu vent. Il peut également provenir d'un problème sur le montant, d'un document manquant ou tout simplement d'un problème de trésorerie.

Les appels téléphoniques sont les plus conseillés par rapport aux mails, car ils permettent de rappeler l’échéance et d'obtenir une date de paiement. Vous montrez alors à vos clients que vous suivez vos dossiers et que vous ne laissez rien traîner dans la gestion de votre entreprise.

Comment relancer un client sans le braquer ?

Vous devez toujours vous montrer professionnel et respectueux. Dans vos échanges avec vos clients, n'oubliez pas d'adopter un ton courtois, de donner le bénéfice du doute sur le problème rencontré, de poser une question au sujet du retard de paiement et de proposer une solution.

Quand est-il approprié d'envoyer un troisième rappel ?

Le troisième rappel intervient juste avant la mise en demeure (J+15). Le ton doit être direct et ferme, car les deux précédents rappels n'ont pas suffit à recevoir une réponse ou alors un paiement. Ce troisième rappel a pour but d'indiquer les pénalités de retard, l'indemnité forfaitaire de 40 euros pour les frais de recouvrement et la demande d'un règlement sous 7 jours.

Par exemple : « Malgré nos précédentes relances, la facture n°xxx reste impayée. Nous vous remercions de procéder au règlement sous 7 jours afin d’éviter une mise en demeure. »

Effectuer des relances de paiement auprès de vos clients n’est pas une chose facile mais elle est indispensable à la survie financière de votre entreprise. Une régularité dans les échanges, un ton cordial et des informations sur les devis et les factures permettent de recevoir les règlements.