Comment gérer les litiges sur les factures : conseils pratiques

Les litiges sur les factures sont fréquents avec les clients et la plupart du temps, ils portent un ou plusieurs points importants qui ralentissent le règlement des factures.

• Un désaccord sur le prix : devis non signé, prix mal compris, coûts supplémentaires...

• Des travaux non conformes ou incomplets : livraison en retard, éléments manquants...

• Une absence d'informations sur la facturation : peu de détails sur les factures, facture différente du devis signé...

• Un problème de communication : mauvaise compréhension dans les travaux, les surcoûts...

• Des délais non respectés : contestation du montant à régler, recherche d'une compensation financière...

• Des changements en cours sur les chantiers : demande de changements sans avenant signé...

• Des litiges au niveau des garanties : refus de payer tant que les problèmes ne sont pas réglés...

Il existe des méthodes de prévention faciles à mettre en place contre les litiges. Vous devez absolument éditer un devis clair et détaillé. Il doit contenir les informations sur les travaux à effectuer (quantités, matériaux utilisés, techniques, finitions…) et mentionner le prix total, les modalités de paiement, la durée de validité, les délais prévisionnels et les conditions générales (pénalités de retard, règles de paiement, modalités d’exécution, garanties, gestion des litiges). Vous devez faire signer votre devis avant le démarrage du chantier.

Ensuite, s'il y a des changements en cours, faites signer à vos clients un avenant. Chaque modification par le client doit être correctement décrite, chiffrée, datée et signée. C’est très important. Comme ça, vous évitez grandement un futur litige et vous êtes protégé par les écrits signés.

N'oubliez pas de communiquer régulièrement avec vos clients au sujet d’un imprévu, d'un changement de matériau ou d'un simple retard. Il vaut mieux tout anticiper dans ces circonstances.

Lors de la réception des chantiers, faites signer des procès-verbaux de réception. Créez des factures détaillées en reprenant le devis et les changements effectués via les avenants.

Soyez transparent au niveau des imprévus. Vous devez montrer à vos clients que vous êtes de bonne foi et que vous ne cherchez pas à les entourlouper. Les clients seront vivement rassurés.

Lorsqu'un litige survient, vous devez faire preuve de réactivité et comprendre ce qu'il se passe.Rassemblez des preuves (devis, contrats, avenants, factures, échanges par écrit, photos du chantier, comptes-rendus, procès-verbaux) afin de pouvoir démontrer ce qui a été prévu. Vous devez appeler votre client afin d'avoir des explications sur ce qu'il conteste. Parfois, des incompréhensions naissent et il suffit simplement de donner les bonnes informations afin que tout rentre dans l'ordre.

• Si jamais le litige sur la facture est fondé, vous pouvez réaliser un ajustement sur la facture ou faire un geste commercial.

• Si le litige est infondé et que votre client ne paye pas, vous pouvez, malgré vos relances de paiement, envoyer une mise en demeure grâce à une lettre recommandée. Dans ce courrier, vous devez effectuer un rappel du devis, des avenants, du montant et du délai de paiement. Pensez à rajouter une mention qu’à défaut de paiement, vous engagez une action de recouvrement (huissier)

• Si la mise en demeure ne suffit toujours pas et que votre client reste muet, vous pouvez faire appel à une agence de recouvrement, demander une injonction de payer par le biais d'un avocat ou lancer une procédure de justice (tribunal de commerce).

Il existe des logiciels de facturation ou de gestion de chantier comme Tiime (logiciel pour les artisans du BTP avec la création de devis, de factures et le suivi des paiements), Tactidevis (outil pour les artisans avec une bibliothèques de prix, des devis et des factures afin de gagner du temps) ou encore Kwixéo (logiciel de facturation et de gestion commercial pour les PME).

Les litiges sur les factures peuvent survenir et vous, en tant que professionnel, vous devez immédiatement éclaircir la situation afin d’éviter que votre trésorerie ne soit impactée. Pour cela, des astuces et autres méthodes de gestion existent et permettent de régler rapidement la situation. En outre, certaines ressources sont indispensables à acquérir afin d’avoir une meilleure visibilité sur la gestion des clients.