Gestion des stocks et des matériaux : meilleures pratiques

L’optimisation de la gestion des stocks est un enjeu majeur aussi bien pour un négoce de matériaux que pour une entreprise du BTP. Il s’agit en effet d’assurer la disponibilité des produits et de garantir la satisfaction client, tout en réduisant les coûts d’entreposage.

Cette équation gagnante procure des avantages significatifs pour l’entreprise :

• Consolider sa notoriété auprès des clients et une bonne image de marque sur le marché.

• Maîtriser la chaîne d’approvisionnement pour avoir les bons produits au bon moment.

• Éviter les surcoûts générés par les produits stockés en surnombre ou en nombre insuffisant.

• Réduire les dépenses liées au mauvais stockage et augmenter les marges par produit sorti.

• Disposer de fonds supplémentaires issus des économies réalisées par un stockage bien géré.

Le point de départ de l’amélioration de la gestion est matérialisé par deux actions clés : l’inventaire et l’analyse des stocks.

Les enjeux liés à la vente en ligne et au besoin d’optimiser les coûts des matériaux et consommables placent la gestion des stocks au cœur de la stratégie des entreprises. Pour y faire face, il convient de surveiller l’état des stocks. Cela est possible à l’aide d’un inventaire détaillé, suivi d’une analyse et de l’anticipation des évolutions futures.

Faire un inventaire détaillé des matériaux et produits en stock

L’inventaire détaillé permet de valoriser le stock à un moment donné. Cela consiste à collecter des informations sur chaque produit ou matériau présent en zone de stockage comme suit :

• Procéder au comptage des unités de chaque type de produit ou matériau.

• Renseigner la date d’entrée en stock des articles et leur coût d’acquisition.

• Ajouter le prix de vente et la marge pour les produits destinés à être vendus.

• Collecter les données sur chaque produit, incluant le coût et la marge.

Cette technique permet d’obtenir la valeur réelle du stock de l’entreprise à une date précise.

Analyser l’historique des stocks

• Surstockage, engendrant des frais d’entreposage inutiles et une perte d’espace.

• Ruptures de stock, provoquées par un approvisionnement insuffisant.

• Pertes liées à des erreurs humaines, au vol ou à des actes malveillants.

• Détérioration des produits due à de mauvaises conditions de stockage.

• Péremption d’articles périssables stockés inutilement pendant trop longtemps.

L’inventaire détaillé et l’analyse de l’historique sont complémentaires et à réaliser périodiquement en fonction des fluctuations de la demande.

Principaux outils à prendre en compte

Se doter d'outils performants facilitant le contrôle et l'analyse des stocks est essentiel non seulement pour réaliser ces tâches mais pour assurer une gestion optimale des stocks dans leur intégralité. Voici quelques exemples :

• Utilisation de drones pour réaliser un inventaire rapide et précis.

• Capteurs IoT pour la surveillance du niveau des stocks en temps réel.

• Applications mobiles pour contrôler les niveaux de stock par un simple coup d’œil.

• Plateformes en ligne pour faciliter la communication entre les différents services.

• Ensembles de communication sans fil pour optimiser les interventions des opérateurs.

• Chariots élévateurs automatisés pour optimiser la manutention des marchandises.

• Systèmes de gestion des entrepôts (WMS) pour coordonner les opérations logistiques.

• Logiciels de gestion intégrés pour suivre les mouvements de stock.

• Systèmes d'analyse de données pour prédire les besoins d'approvisionnement.

Le logiciel de gestion

L’usage d’un logiciel de gestion performant permet de :

• recouper toutes les informations ;

• obtenir une vision globale des stocks ;

• anticiper la demande ;

• ajuster les réapprovisionnements.

Les logiciels de gestion les plus performants incluent une IA (intelligence artificielle), voire une Machine Learning (capacité d’apprentissage de la machine). Bien pilotés, ils constituent une solution pertinente pour les entrepôts industriels de grande taille.

Cette catégorie de logiciels avancés est souvent externalisée. Leur mise en place et pilotage est assurée par des prestataires exclusivement dédiés à ces outils à la pointe de la technologie.

Pour une entreprise de négoce

Les méthodes de gestion des stocks existent depuis l'apparition des premiers entrepôts des sociétés de négoce en matériaux de construction. Leur point commun étant la recherche du point d’équilibre entre le « juste assez » et le « pas trop ».

Voici les 8 méthodes à connaître pour bien gérer les stocks pour une entreprise de négoce.

• Forecasting ou prévision de la demande : utiliser des données historiques et considérer la saisonnalité des produits pour prévoir les besoins futurs en stocks.

• ABC : classer les produits par importance pour concentrer les efforts sur les plus demandés.

• Juste à temps : réduire les stocks en synchronisant production et approvisionnement pour limiter les excédents.

• FIFO ou PEPS : écouler d'abord les produits les plus anciens pour éviter les dépréciations.

• LIFO : vendre d'abord les produits récents, intéressant en période de fluctuation des prix.

• QEC : calculer la quantité juste à commander pour minimiser les coûts totaux d'inventaire.

• Point de commande : maintenir un stock de sécurité pour éviter les ruptures.

• Gestion automatisée : ajuster la gestion des stocks via un logiciel performant face à la complexification du commerce en ligne.

A noter que pour éviter les ruptures de stock, il est possible de créer des alertes à travers les logiciels de gestion. L’alerte se déclenche en temps réel lorsque le stock atteint un seuil critique défini en amont.

Pour les entreprises du BTP

Pour une entreprise du BTP, la gestion des stocks de matériaux et consommables est calquée sur celle des entrepôts mais adaptée à ses spécificités. Cela implique une plus grande flexibilité en combinant les différentes méthodes. Une bonne gestion a pour but de disposer des matériaux et outils requis au moment et au lieu nécessaires, assurant la réalisation des projets en temps voulu. Elle permet également une optimisation du temps sur le chantier.

• Forecasting : anticiper les besoins en matériaux selon la planification des chantiers.

• ABC : identifier les matériaux essentiels pour chaque type de projet et prioriser leur gestion.

• Juste à temps : coordonner les livraisons de matériaux pour arriver juste avant utilisation sur le chantier.

• FIFO ou PEPS : utiliser les matériaux provenant des plus anciens lots d'achat pour minimiser le risque de détérioration.

• LIFO : favoriser l'utilisation des matériaux les plus récemment reçus, pertinent en cas de variations de coût importantes ou de nouvelles normes.

• Point de reconstitution : établir un seuil minimal pour déclencher une commande avant que les stocks ne s'épuisent complètement, garantissant ainsi la continuité des opérations sur les chantiers.

Les meilleures pratiques et astuces de gestion des stocks visent à disposer des matériaux à temps pour la mise en œuvre des chantiers. Elles prennent en compte les méthodes citées plus haut en les combinant à des actions spécifiques liés aux divers aspects de l’activité de l’entreprise de BTP.

Voici quelques bonnes pratiques essentielles pour bien gérer vos stocks :

• Gestion des consommables : suivre de près l'utilisation des consommables (colles, peintures, quincaillerie, etc.) pour éviter l’épuisement et le gaspillage.

• Optimisation de l'espace : organiser au mieux de l'espace dédié au stockage, en optimisant l'agencement pour accéder facilement aux matériaux et consommables nécessaires.

• Numérisation : mettre en place un système de collecte et analyse de données (Excel, cloud, logiciel dédié) pour suivre les niveaux de stock et passer commande si besoin.

• Collaboration avec les fournisseurs : créer des partenariats solides pour assurer des livraisons sur chantier et une meilleure réactivité en cas de besoin.

• Favoriser les circuits courts : s’inscrire dans une démarche éco-responsable en privilégiant des matériaux à faible empreinte carbone.

• Formation du personnel : former les équipes aux bonnes pratiques de gestion des outils, fournitures et matériaux pour minimiser les erreurs, les casses et optimiser les ressources.

• Systèmes de gestion intégrée : utiliser un logiciel de gestion des stocks pouvant être synchronisé avec d'autres systèmes d'information communs.

En combinant ces méthodes et outils, les entreprises du BTP peuvent atteindre une gestion des stocks plus agile et réduire les coûts liés aux stockages inutiles. Le tout en s’assurant de la disponibilité des matériaux, produits et consommables pour répondre aux besoins de leurs différents projets.

La mise en œuvre de ces stratégies nécessite cependant un engagement constant et une capacité d'adaptation aux nouvelles tendances technologiques et exigences du marché.

Comment optimiser les stocks dans un contexte éco-responsable ?

Une approche éco-responsable de la gestion des stocks implique un suivi rigoureux pour minimiser les excédents de produits, réduisant ainsi le gaspillage. L'analyse des données en temps réel permet d'anticiper les besoins d'approvisionnement avec précision.

Quant aux entrepôts, en rationalisant leur espace il est possible de réduire l'empreinte carbone des infrastructures. Encourager l'adoption de solutions logistiques vertes, comme le transport à faibles émissions, contribue aussi à mieux préserver l'environnement.

Il est également essentiel de promouvoir la durabilité des produits à travers des choix conscients de matériaux aux procédés de fabrication plus respectueux de l’environnement. Opter pour l’absence d’emballage quand c’est possible ou pour des emballages écologiques ou à faible encombrement réduit la production de déchets.

Miser sur la flexibilité des approvisionnements s'inscrit dans une logique de gestion éco-responsable. La formation continue des équipes sur les pratiques éco-responsables en gestion de stocks renforce l'engagement durable de l'entreprise.

Intégrer ces pratiques permet d'augmenter la performance économique, tout en répondant aux exigences en matière environnementale. Résultat : une image d’entreprise éco-responsable appréciée des consommateurs et un impact réduit sur la planète.

Comment s'assurer du renouvellement des stocks ?

Pour assurer le renouvellement efficace des stocks, il convient d'abord analyser régulièrement les données de sortie pour ajuster les niveaux d'approvisionnement. Utiliser des systèmes de gestion informatisés permet une meilleure visibilité des stocks en temps réel.

Une planification prévisionnelle basée sur la saisonnalité des produits et les tendances du marché aide à anticiper la demande. Travailler en collaboration avec les fournisseurs garantit une chaîne d'approvisionnement plus souple et réactive. Les entreprises peuvent aussi instaurer des seuils de réapprovisionnement automatiques pour éviter les ruptures.

Optimiser les espaces de stockage en tenant compte de la rotation des produits facilite une gestion dynamique des stocks. Former le personnel aux bonnes pratiques de gestion assure une cohésion sur toutes les phases des opérations.

Un suivi rigoureux des stocks permet d'éviter les surplus inutiles, le surstockage et le sous-stockage. Adopter des outils numériques permet une gestion plus précise et fluide. Pour anticiper les besoins en produits et ajuster en conséquence les niveaux de stock, il convient de faire des prévisions basées sur la saisonnalité des produits et des données historiques.

Pour réduire les délais et les coûts, il est primordial d’optimiser les flux d'approvisionnement grâce à des chaînes logistiques efficaces. En formant le personnel à l'utilisation de nouveaux systèmes de gestion, les entreprises améliorent leur capacité d'analyse et d’adaptation. L'automatisation des processus de réapprovisionnement évite les ruptures de stock et augmente la satisfaction client.

Pour les professionnels du BTP, la collaboration étroite avec les fournisseurs garantit une meilleure synchronisation des livraisons et optimise l'approvisionnement des chantiers. Un suivi rigoureux des consommables, outils et matériaux ainsi que leurs bonnes conditions d’entreposage est vital pour toute entreprise de BTP.

En investissant dans des systèmes intelligents et des technologies émergentes, les entreprises améliorent l'efficacité globale de leur gestion des stocks. Une approche durable et éco-responsable du stock contribue à réduire l'empreinte carbone et à améliorer la notoriété de l’entreprise. Enfin, l'évaluation continue des pratiques de gestion assure une adaptation aux évolutions de la demande, garantissant un avantage concurrentiel sur le marché.